Когда нужно организовать корпоративное мероприятие, одно из самых важных решений — это выбор подходящего места для его проведения. Обстановка задает тон всему мероприятию и может существенно повлиять на его успех. В этом руководстве расскажем о том, как выбрать идеальный отель для вашего корпоративного мероприятия, чтобы оно прошло гладко и оставило неизгладимое впечатление у ваших бизнес-партнеров. Также воспользуйтесь рейтингом лучших отелей Севастополя https://top15hotels.com/ratings/russia/luchshie-oteli-sevastopolya для понимания принцыпов подбора гостиниц.

Определите критерии

Прежде чем начать поиск, необходимо четко сформулировать требования к мероприятию. Примите во внимание следующие факторы:

• Тип собрания: конференция, семинар, мастер-класс, тимбилдинг или микс.
• Количество участников: поможет сузить шортлист отелей, которые смогут с комфортом принять и разместить ваших гостей.
• Бюджет: в стоимость должно входить не только помещение, но и все дополнительные услуги, которые вам могут понадобиться.
• География: продумайте локацию, чтобы посетителям было удобно добираться до него. Преимуществом может стать близость к транспортным узлам и топовым достопримечательностям.

Составьте шортлист

Начните поиск с учетом ваших требований. В идеале это должны быть заведения, специализирующиеся на проведении корпоративных встреч. Ищите отели, расположенные в ключевых бизнес-центрах, т. к. это обеспечит дополнительный комфорт гостям, приехавшим из других городов.

• Площадки для проведения ивентов: Изучите доступные помещения для проведения мероприятий в каждом отеле. Убедитесь, что в них есть современные конференц-залы, оснащенные современной техникой, аудиовизуальным оборудованием и высокоскоростным Интернетом для проведения презентаций и конференций.
• Вместимость: Узнайте, сможет ли заведение с комфортом разместить предполагаемое количество участников. Уточните также, насколько возможно адаптировать помещения для проведения встречи в соответствии с вашими требованиями.
• Размещение: Ищите отели, которые предлагают удобные и хорошо оборудованные номера для ваших гостей. Наличие других вариантов жилья поблизости (например, коттеджи или виллы) может быть очень удобным, особенно для многодневных мероприятий.
• Услуги кейтеринга: Если вам требуется комплексное обслуживание или особые диетические блюда, убедитесь, что заведение готово предоставить такую услугу.
• Пространство для отдыха: Выбирайте отели, в которых есть места для отдыха и развлечений, где ваши гости смогут расслабиться после продуктивного дня. Фитнес-центр, спа-салон или бассейн будут в самый раз.

После того как вы сузили список, посетите выбранные площадки. Это позволит вам почувствовать атмосферу, воочию оценить помещения и еще раз переговорить с командой по поводу организации бизнес-встречи. Во время посещения наведите справки:

• Встретьтесь с командой отеля по организации мероприятий, чтобы обсудить ваши требования и получить представление об их опыте в проведении корпоративных мероприятий.
• Поинтересуйтесь, может ли отель адаптировать помещения для проведения мероприятий в соответствии с вашим брендом и тематикой. Индивидуальный подход придает мероприятию индивидуальность и усиливает его идею.
• Уточните детали по поводу технической поддержки во время мероприятия, особенно если вы будете использовать презентации или прямые трансляции.
• Запросите отзывы или рекомендации у предыдущих клиентов, которые проводили в отеле бизнес-встречи. Так вы сможете лучше подготовиться, основываясь на реальном опыте предыдущих гостей.

Контракты и договоренности

После посещения площадки и сбора всей необходимой информации можно заключать контракт. Внимательно изучите условия, чтобы не было казусов. Что важно учесть до подписания договора:

• Цена и пакет услуг: рассмотрите любые дополнительные услуги, которые могут вам понадобиться, и их стоимость.
• Политика отмены и возврата: выясните политику отеля в отношении отмены бронирования и возврата денег в случае непредвиденных обстоятельств.
• Гибкость: убедитесь, что договор предусматривает гибкость в случае изменения расписания мероприятия или требований.

Заключив договор, не прощайтесь с командой отеля. Принимайте участие на всех этапах планирования и проведения мероприятия, т. к. от вас будет зависеть конечный результат.

Источник: top15hotels